Startworkshops für neue Regionalteams

Die Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen uni-assist e.V. ist eine von über 180 Hochschulen in Deutschland getragene Einrichtung zur Vorprüfung internationaler Studienbewerbungen.

Die Organisation steht vor besonderen Herausforderungen:

Während an den Hochschulen die Bewerbungsfristen laufen, müssen die Mitarbeiter*innen der Abteilung „Begutachtung internationaler Studienbewerbungen“ innerhalb kurzer Zeit Bewerbungsunterlagen von ca. 82.000Interessent*innen aus aller Welt sichten und beurteilen, um dann das Evaluationsergebnis an die Hochschulen weiterzugeben.. Sobald die Bewerbungsfristen abgelaufen sind, sinkt der Arbeitsanfall sofort auf einen Bruchteil. Insofern kann man uni-assist als eine „atmende“ Organisation bezeichnen, die sich je nach Anforderungen ihres Marktes phasenweise erweitert oder verkleinert.

In den Zeiten hohen Arbeitsanfalls, arbeitet die Organisation mit vielen temporär beschäftigten Mitarbeiter/innen, die zweimal jährlich vor Beginn der Bewerbungsverfahren eingestellt werden. Die Zahl der Mitarbeiter*innen verdoppelt sich dann. Die Kernbelegschaft schult die neuen Kolleg*innen zunächst intensiv. Zudem gilt es, sie binnen kürzester Zeit in das Unternehmen und ihr jeweiliges Team zu integrieren, damit die Organisation den Studienbewerber*innen und Hochschulen ihren Service termingerecht und in hoher Qualität erbringen kann. Nach den Bewerbungsverfahren müssen die externen Kolleg*innen in der Regel wieder verabschiedet werden, was wegen der hochintensiven Zusammenarbeit oft nicht leicht fällt.

Die Phase des „Ausatmens“ außerhalb der Bewerbungsfristen  nutzt die Kernbelegschaft für strategische Aufgaben, die fachliche Weiterbildung und die Vorbereitung des nächsten „Einatmens“.

Um den anspruchsvollen Anforderungen noch besser gerecht zu werden, hat die Abteilung „Begutachtung internationaler Studienbewerbungen“  die bisher vier bestehenden Länderteams  auf sechs kleinere, regional spezialisiertere Teams aufgeteilt. ADEN training.beratung.moderation hat diesen Veränderungsprozess mit Beratung und der Durchführung von Startworkshops für die neu gegründeten Teams unterstützt.

Bei der Zuordnung der Mitarbeitenden zu den neuen Teams hat sich die Leitung von uni-assist für einen sehr transparenten Prozess mit weitgehender Gestaltungsmöglichkeit der Mitarbeiter*innen entschieden. Das Vertrauen hat sich gelohnt: die Mitarbeiter*innen empfanden das Vorgehen als vorbildlich und motivierend. Alle sind mit der neuen Konstellation zufrieden, Konflikte blieben aus.

Die je eintägigen Teamworkshops waren für die neuen Teams ein Schritt in Richtung einer eigenen Teamkultur und -identität. Sie boten zudem den einzelnen Mitarbeiter*innen und der Gruppe die Möglichkeit, Teamkompetenzen zu trainieren, Grenzen zu überwinden und Fähigkeiten auszubauen.

Mit dem ADEN-Teammodell als Grundgerüst wurden jedem Team folgende Arbeitsschritte angeboten:

• Rekonstruktion der Teamhistorie, Schaffen eines gemeinsamen Bildes und einer geteilten Story;
• sich der Ressourcen bewusst werden, die es dem Team ermöglichen, angenehm zusammenzuarbeiten und hohe Leistung zu bringen;
• Entwickeln einer konstruktiven Feedback- und Fehlerkultur;
• Diskussion eines Wertekanons für die Zusammenarbeit im Team;
• Einschätzen von Risiken und Schwächen des Teams, Identifikation von „Baustellen“, von Themen, die unter den Nägeln brennen;
• Vereinbaren der nächsten Schritte zur Bearbeitung der anstehenden Themen.

Ausgehend von diesem Grundkonzept gestaltete der Moderator die Workshops flexibel entsprechend der Bedürfnisse, Interessen und Fähigkeiten des jeweiligen Teams. Teilweise wurden einzelne Engpässe identifiziert, deren exemplarische Bearbeitung dem Team dabei half, verborgene Kompetenzen zu entdecken und einzusetzen. Die für komplexe Systeme typischen unvorhersehbaren „emergenten“ Eigenschaften der Gruppen traten zu Tage. Oder, wie es eine Teamleiterin erfreut ausdrückte: „Das mein Team so gut funktioniert, ist für mich wie Magie!“.